Если инициатива заключения сделки исходит от покупателя, то его обращение к продавцу с просьбой прислать предложение (оферту) называется запросом. Одной из главных целей запросов является получение от экспортных фирм конкурентных предложений для выбора наилучшего. В запросе обычно указывается точное наименование необходимого товара, его качество, сорт, количество. Заказы как способ подготовки экспортной сделки направляются постоянным контрагентам и содержат только индивидуальные условия конкретной будущей сделки, а в остальном стороны руководствуются общими условиями поставки либо условиями предыдущего заказа.
Участие в торгово-промышленных выставках и ярмарках имеет целью не только показать достижения фирмы по выпускаемой продукции, но и заключение коммерческих договоров (контрактов). Основной вид договоров, заключаемых на выставках и ярмарках – это сделки по выставленным образцам, а также моделям, чертежам, каталогам с последующей поставкой товара. Другой вид сделок – это продажа самих экспонатов (машин, оборудования, товаров массового потребления и т.д.).
При заключении таких сделок обычно оговаривается, что покупатель забирает купленный товар после закрытия выставки или ярмарки. Эти сделки обычно заключаются на условии франко-ярмарка. В отдельных случаях продавец (экспонент) может взять на себя доставку товара покупателю. При заключении таких сделок устанавливается, кто из сторон должен уплатить таможенную пошлину и другие таможенные сборы, если товар не реэкспортируется из данной страны.
В зависимости от общих правил, установленных на данной ярмарке или выставке, или от межправительственных соглашений, экспоненты могут завести на территорию ярмарки или выставки и продать на ней некоторое количество товаров в пределах установленных контингентов. Размер этих контингентов устанавливается в сумме, позволяющей экспоненту покрыть все его расходы в местной валюте на оплату занятой под стендами площади, по транспортным издержкам и пребывание его представителей.
Установлению договорных отношений всегда предшествует преддоговорной период, в течение которого ведутся предварительные переговоры о предстоящей сделке и согласовываются ее основные условия (трактация сделки). Эти переговоры могут вестись путем переписки, путем личных встреч и по телефону, на практике эти способы сочетаются в различных комбинациях.
Проект контракта обычно составляется одной из сторон и тщательно изучается другой стороной. Согласование условий ведется до тех пор, пока не будет достигнута договоренность по всем условиям контракта.
Соглашение об основных условиях взаимных обязательств, достигнутое в ходе переговоров участниками внешнеторговой сделки оформляется обычно письменным документом – договором или контрактом.
В международной коммерческой практике используются различные способы заключения внешнеторговых сделок:
подписание контракта участвующими в нем контрагентами; акцепт покупателем твердой оферты продавца; акцепт продавцом контроферты покупателя; акцепт продавцом письменного согласия покупателя с условиями свободной оферты (контроферты покупателя); подтверждение продавцом заказа, сделанного покупателем.