Фирма или организация может управлять своей внешнеэкономической деятельностью, используя шесть основных функций управления:
1. Планирование – составление краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных планов развития внешнеэкономической деятельности, а также разработка бизнес-планов для новых внешнеэкономических проектов
2. Организация – создание (формирование) организационных подразделений фирмы для осуществления внешнеэкономических операций, распределение сотрудников на участки работы, наделение их соответствующими функциями, полномочиями и ответственностью, определение форм и методов подготовки и реализации внешнеэкономической связей
3. Координация и согласование задач и функций внешнеэкономической деятельности с другими отделами и подразделениями фирмы с целью не допускать противоречий в решениях и обеспечивать слаженность и оптимизацию всей работы
4. Учет результатов и оценка эффективности внешнеэкономической деятельности за счет определения прибыльности внешнеэкономических сделок отдельно по конкретным видам товаров по всей номенклатуре выпускаемой продукции, по регионам, по видам операций (экспорт/импорт) и т.д.
5. Контроль внешнеэкономических операций (как в оперативном, так и в стратегическом режиме – текущий мониторинг за ходом реализации и контроль за выполнением годовых, среднесрочных и долгосрочных планов внешнеэкономической деятельности и организация проведения соответствующих ревизий по воплощению внешнеэкономических и маркетинговых стратегий в жизнь
6. Обеспечение информационной системы обслуживания внешнеэкономической деятельности фирмы за счет внедрения информационных систем управления, использование сети Интернет и др. для создания банка данных внешнеэкономической информации. В настоящее время в этих целях успешно используется целый ряд информационных систем управления, таких как MIS — Management Information System, DSS — Decision Support System, MDSS – Marketing Decision Support System, MSM – Market Selection Model и др.
Наряду с основными функциями управления, можно выделить специфические функции управления внешнеэкономической деятельностью предприятия:
1. Аналитическая, которая предполагает изучение международной рыночной среды, конъюнктуры отдельных зарубежных рынков, предложений/запросов потребителей зарубежных рыночных сегментов.
2. Товарно-производственная – совершенствование и адаптация товара к условиям местных рынков.
3. Сбытовая, предполагающая организацию сбытовой сети за рубежом для продвижения товаров на экспорт.
4. Осуществление определенной ценовой политики, проведение рекламной работы на внешних рынках и т.д.
Организация внешнеэкономических служб предприятия
Внешнеэкономические службы предприятия строятся на двух уровнях:
высший – в виде центральных служб стратегического управления внешнеэкономической деятельностью; низовой – в виде отделов оперативной работы.
В практике организации внешнеэкономических служб предприятия встречаются пять основных типов структур построения. Для низового уровня характерны следующие структуры линейно-функционального характера:
1. По видам (функциям) внешнеэкономической деятельности.
Как правило, такую структуру имеют небольшие по размерам фирмы, работающие с узким товарным ассортиментом на небольшом числе зарубежных рынков и их сегментов, которые отличаются определенной однородностью, стабильностью и незначительной емкостью.
Такая структура подходит для фирм, производящих стандартные, не индивидуализированные товары, которые не требуют значительной модификации в зависимости от различного предъявляемого к ним на разных зарубежных рынках спроса, о также не являются объектом активного воздействия научно-технического прогресса и т.д.
Недостатки такого рода структур следующие:
отсутствие специальных подразделений по видам товаров, что затрудняет управление процессом разработки нового товара, замедляет инновации; отсутствие специальных подразделений по зарубежным рынкам, что приводит к замедлению реакции на изменения спроса на зарубежных рынках; усложнение решения вопросов финансирования внешнеэкономической деятельности предприятия в целом и отдельных внешнеэкономических проектов.
2. По товарно-отраслевому принципу.
Такую структуру имеют фирмы, выпускающие и/или экспортирующие продукцию широкого ассортимента с различной технологией изготовления, коротким жизненным циклом, со значительной степенью инноваций. Они, как правило, специализируются на небольшом числе динамично развивающихся зарубежных рынков однородного характера.
К недостаткам такой структуры можно отнести:
чрезмерную технологическую ориентацию фирмы при поставке товаров за рубеж; трудности поиска и выхода на новые рынки сбыта; сложность проведения комплексной региональной политики; утяжеление структуры за счет многочисленных товарных отделов; ослабление координационных связей по функциям, их дублирование и неоправданное дробление; усложнение общего стратегического управления.
3. По географическому принципу.
Такая структура имеет наибольшее распространение при организации внешнеэкономической деятельности фирмы. Она позволяет координировать и дифференцировать рыночную стратегию фирмы, добиваться чуткого реагирования на изменение среды и характера спроса на зарубежных рынках и своевременно адаптировать поставляемые на них товары. Такая структура подходит для фирм, продающих однородные товары с однородными требованиями со стороны потребителей на различных зарубежных рынках, способных взаимно заменять и/или дополнять друг друга. Товары этих фирм не должны быть подвержены резким колебаниям конъюнктуры рынка, особенно спроса на нем, и отличаться сезонностью продаж. Они должны продаваться через широкую сбытовую сеть посредников.
Среди недостатков такой структуры можно выделить следующие:
децентрализация и дублирование ряда функций в управлении; снижение координации внешнеэкономической работы по товарам и функциям; отсутствие эффективности продаж для наукоемких товаров и услуг фирмы за рубежом.
4. По группам потребителей или рыночным сегментам.
Такая структура рассчитана на удовлетворение требований индивидуализированных групп конечных потребителей, повышая степень их обслуживания, обеспечивает долговременность связей с партнерами и оптимизирует прибыль.
5. Матричная структура построения в большей степени связана с построением центральных служб управления внешнеэкономической деятельностью. Ее основными недостатками являются косность и консервативность в принятии решений, неспособность обеспечения мобильной адаптации к новым условиям функционирования зарубежных рынков.
Как правило, на практике происходит комбинирование различных типов структур и формирование уникальных, оригинальных структур управления фирмой.
При построении структуры управления внешнеэкономической деятельностью фирмы необходимо соблюдение следующих принципов организационной оптимизации:
1. Гибкость, мобильность и адаптивность системы организации внешнеэкономической деятельности (например, создание временных творческих коллективов для выполнения конкретной задачи, проекта и т.д.)
2. Относительная простота структуры (без дублирования функций)
3. Соответствие специфике ассортимента товаров
4. Соответствие специфике внешних рынков.