Информация по фирме, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в досье на фирму. Вопросы, по которым подбирается материал для досье, могут быть разделены на 2 группы:
1. Вопросы общей характеристики фирмы, включая род деятельности фирмы, номенклатуру производства и торговли, размеры производства, другие вопросы, характеризующие фирму, ее роль и место на рынке данного товара;
2. Вопросы по специальным аспектам, имеющим отношение непосредственно к заключению контрактов (кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка заказами, заинтересованность в получении заказов от иностранных фирм, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается проведение переговоров и т.д.).
Досье фирмы включает ряд документов, таких как:
информационная карта фирмы – базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме; сведения о переговорах с фирмой; сведения о деловых отношениях.
Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:
страна, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты; год основания; предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг; производственные мощности, торговый оборот, число работников и другие данные, характеризующие производственные возможности и деятельность фирмы по годам; данные, характеризующие финансовое положение фирмы; филиалы, дочерние предприятия, участие и прочие связи фирмы (картели, финансовые, персональные и т.д.); важнейшие конкуренты; владельцы, руководители фирмы, контактные лица; оборот, в том числе по разным рынкам; отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и т.д.).
Типовая форма информационной карты фирмы представлена в Приложении 3.
Важное место в досье фирмы занимают такие документы, как «сведения о переговорах с фирмой» и «сведения о деловых отношениях». В них собирается информация, источником которой являются личные наблюдения и впечатления работников, полученные в процессе переговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий.
Сведения о переговорах с фирмой фиксируют после каждого раунда их завершения. Основными вопросами для изучения являются:
предмет переговоров; результаты переговоров; характеристика представителей фирмы, участвующих в переговорах, вплоть до их черт характера (сильных и слабых сторон), степени владения коммерческими и техническими вопросами; поведение фирмы во время переговоров; деловые отношения с другими партнерами по бизнесу в вашей стране.
Сведения о деловых отношениях в отличие от сведений о переговорах составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение года (выполнение условий контрактов, ее заинтересованности в работе на данном рынке, деловые качества фирмы и ее представителей и т.д.).
Досье на фирмы пополняется систематически и обновляется перед началом нового финансового года или при подготовке крупных сделок. Каждая организация с учетом специфики работы на рынке и особенностей круга своих контрагентов может подготовить свой вариант досье на фирму, как на бумажных носителях, так и в электронном виде.